Factur-X, UBL, CII : les formats de facture électronique, expliqués sans jargon

La réforme de la facturation électronique impose que les factures B2B circulent dans un format structuré : Factur-X, UBL ou CII. Pour un dirigeant de TPE, ces sigles sont l'aspect le plus intimidant de la réforme — et paradoxalement celui qui demandera le moins d'effort, à condition de comprendre trois choses.

1. Pourquoi votre PDF actuel ne suffit plus

Un PDF classique est fait pour être lu par un humain. L'administration et les logiciels comptables, eux, veulent des données : montant HT, TVA, SIREN du client, date d'échéance… exploitables automatiquement, sans ressaisie ni erreur de lecture.

Une « facture électronique » au sens de la réforme, ce n'est donc pas « une facture envoyée par voie électronique ». C'est une facture qui remplit deux conditions :

• elle contient des données structurées dans un des trois formats reconnus ;
• elle transite par une plateforme agréée, pas par votre boîte mail.

2. Les 3 formats acceptés, comparés

Les trois formats sont juridiquement équivalents dans la réforme : ce qui compte, c'est que les données obligatoires y figurent et que le fichier transite par une plateforme agréée. Les plateformes savent d'ailleurs convertir d'un format à l'autre — si votre client travaille en UBL et vous en Factur-X, la conversion se fait dans le circuit, sans intervention de votre part.

3. Factur-X : le format des TPE

Factur-X mérite un arrêt, car c'est très probablement celui que vous utiliserez. Développé conjointement par la France et l'Allemagne (où il s'appelle ZUGFeRD), c'est un format hybride :

• en surface, un PDF/A : votre facture, visuellement identique à celle d'aujourd'hui, que vous et votre client pouvez ouvrir, lire, imprimer, archiver ;
• à l'intérieur, un fichier XML invisible contenant toutes les données de la facture, que les logiciels et l'administration lisent automatiquement.

4. Qui fabrique le fichier ? (pas vous)

C'est le point le plus mal compris de la réforme : vous n'aurez pas à créer ces fichiers vous-même. Le format conforme est généré par :

• votre logiciel de facturation, s'il est à jour (la plupart des éditeurs intègrent Factur-X) ;
• ou directement votre plateforme agréée, si vous saisissez vos factures dans son interface.

Votre rôle se limite à deux vérifications : que votre outil génère bien un format conforme, et que les données obligatoires sont correctement renseignées dans vos fiches clients (SIREN notamment). Le choix de l'outil est traité dans notre guide choisir sa plateforme agréée.

5. Les données que la facture devra contenir

Le format structuré s'accompagne de nouvelles mentions obligatoires, qui alimentent la couche de données :

• le numéro SIREN de votre client professionnel ;
• la catégorie de l'opération : livraison de biens, prestation de services, ou mixte ;
• l'adresse de livraison si elle diffère de l'adresse de facturation ;
• l'option de paiement de la TVA sur les débits, le cas échéant.

Et si vous êtes en franchise en base de TVA, la mention évolue au 1^er septembre 2026 : « TVA non applicable, article L.223-3 du CIBS » remplace la référence à l'article 293 B du CGI (les deux restent acceptées pendant la transition). Détail complet dans le guide des auto-entrepreneurs.

6. Ce que vous devez vérifier, concrètement

1. Demander à votre éditeur de logiciel : « générez-vous du Factur-X (ou UBL/CII) conforme à la réforme française ? » — par écrit.
2. Vérifier que l'outil est raccordé à une plateforme agréée (ou en est une) : le format sans le circuit ne suffit pas.
3. Compléter vos fiches clients avec leur SIREN dès maintenant — c'est la donnée manquante n° 1.
4. Mettre à jour vos modèles de factures avec les nouvelles mentions.
5. Ne rien payer pour un « convertisseur Factur-X » isolé : la conversion est incluse dans les plateformes.

7. Questions fréquentes